Fiecare dintre noi, cei prezenți la întâlnire, aveam anumite întrebări, curiozități, dileme vis-a-vis de acest proces („De ce facem transfer?”, „Ce trebuie transmis?”, „Ce instrumente pot fi folosite în proces?”, „Transmitem informații sau viziune?”, „Care este structura unui proces de KT?”, „Cum putem face acest proces eficient?”) . Am notat toate aceste lucruri și am structurat întreaga conversație pe ele, împărtășind din informațiile și experiențele prin care am trecut în asociații.

Procesul de KT în organizațiile studențești implică în general boardul vechi și boardul nou / coordoantorii vechi și coordonatorii noi. Transferul are loc pentru asigurarea continuității programelor sau proiectelor și pentru eficientizarea proceselor. Cunoștințele dobândite sunt păstrate, iar resursele conservate. Transmiterea viziunii conduce la consolidarea elementelor de cultură organizațională. Totodată, acest lucru contribuie la dezvoltarea membrilor și asociației.

Elementele transmise includ de cele mai multe ori: aspecte juridico-legale, documente, acces la parole și baze de date, seturi de norme și reguli, noțiuni de comunicare, dar mai ales informații legate de istoricul funcției/asociației/
proiectului, de provocările întâlnite și de lecțiile învățate.

În unele cazuri, procesul începe o dată cu anunțarea candidaturilor de către persoanele ce urmează a ocupa funcțiile. Cea mai mare parte a procesului se desfășoară în perioada următoare noii instituiri în funcție. Au loc discuții individuale sau întâlniri strategice, se transmit sinteze de articole și resurse, se susțin traininguri, se lucrează împreună. Finalitatea unui proces de KT, ce a avut succes, presupune ca noul coordonator să devină independent și responsabil, odată ce a asimilat toate informațiile necesare.

Procesul poate fi eficientizat setând obiective clare și prioritizând. De asemenea, o abordare pe niveluri de dificultate (de la simplu la complex) este foarte utilă. Pe parcursul transferului este importantă monitorizarea felului în care resursele au fost asimilate. În cazul unor noțiuni mai dificile, un timp de reflecție ar putea ajuta. Feedback-ul primit poate conduce la recalibrarea procesului, astfel încât rezultatele să fie şi mai bune. Deși o structură fixă este extrem de utilă în acest caz, nu trebuie scăpată din vedere personalizarea demersului.

A doua etapă a întâlnirii a constat în schițarea, în echipă, unui sistem ideal de Knowledge Transfer. Am pornit imaginându-ne cele două entități, între care are loc transferul, astfel încât, cel către care se transferă să devină independent/autonom, o dată ce a primit resursele esențiale. Relația în acest proces cere contribuția, implicarea ambelor părți.

Am structurat elementele transmise în informații și atitudini. Informațiile ar putea fi stocate pe o platformă online și suficient de bine structurate, încât să fie accesibile/ușor de înțeles şi ar putea fi livrate ca răspunsuri sau ca întrebări (asemănător unui proces de coaching). Pentru transferul de atitudini, am găsit a fi potrivite procesele de shadowing, on the job training și întâlnirile individuale.

La finalul sesiunii, am plecat fiecare cu lucruri de îmbunătățit la felul în care vedeam un proces de knowledge transfer, cu informații și soluții de transmis către asociații.